ประกาศ หลักการสำคัญในการร่างเอกสารทางการ

AN. 006/67

Announcement 
หลักการสำคัญในการร่างเอกสารทางการ

การร่างเอกสารทางการที่มีประสิทธิภาพควรยึดหลักสำคัญ 3 ประการ เพื่อให้เอกสารมีความชัดเจน ถูกต้อง และเป็นมืออาชีพ ดังนี้

1. ความชัดเจนและกระชับ

• ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย: หลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะทางหรือคำศัพท์ที่ซับซ้อนเกินไป หากจำเป็นต้องใช้ ควรอธิบายความหมายให้ชัดเจน
• เขียนให้ตรงประเด็น: นำเสนอข้อมูลที่สำคัญและเกี่ยวข้องเท่านั้น หลีกเลี่ยงการใช้คำฟุ่มเฟือยหรือเขียนวกวน
• ใช้ประโยคสั้นๆ: ประโยคที่ยาวเกินไปอาจทำให้ผู้อ่านสับสน ควรแบ่งประโยคยาวๆ ออกเป็นประโยคสั้นๆ ที่อ่านง่าย
• เขียนให้เป็นประโยคหรือวลีที่สมบูรณ์: หลีกเลี่ยงการใช้เพียงคำนามหรือคำกริยา เพราะจะทำให้ผู้อ่านเข้าใจได้ยาก

2. ความถูกต้อง

• ตรวจสอบข้อมูล: ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ชื่อ ที่อยู่ วันที่ และตัวเลขต่างๆ อย่างละเอียด
• ใช้ไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอนที่ถูกต้อง: การใช้ภาษาที่ถูกต้องจะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับเอกสาร
• อ้างอิงแหล่งที่มา: หากมีการอ้างอิงข้อมูลจากแหล่งอื่น ควรระบุแหล่งที่มาอย่างชัดเจน

3. ความเป็นมืออาชีพ

• ใช้รูปแบบที่เป็นทางการ: เลือกใช้รูปแบบและภาษาที่เหมาะสมกับเอกสารทางการ และถูกต้องตามการออกแบบ CI ของมูลนิธิและสถาบันปรีดีฯ
• ใช้กระดาษและหมึกที่มีคุณภาพ: การใช้กระดาษและหมึกที่มีคุณภาพจะช่วยเพิ่มความประทับใจให้กับผู้รับ
• ลงชื่อและวันที่: ลงชื่อและวันที่ในเอกสารเพื่อแสดงความรับผิดชอบ

ข้อแนะนำในการร่างเอกสาร

1. ทำความเข้าใจผู้รับและผู้ลงนาม: ก่อนเริ่มร่างเอกสาร ผู้ร่างควรทำความเข้าใจว่าใครเป็นผู้รับและผู้ลงนาม เพื่อปรับใช้ภาษาและรูปแบบที่เหมาะสม
2. เริ่มต้นด้วยเหตุผลและความประสงค์: เนื้อหาควรเริ่มต้นด้วยการอธิบายเหตุผลหรือที่มาของเอกสาร ตามด้วยความประสงค์หรือข้อเสนอที่ชัดเจ
3. ใช้คำขึ้นต้นที่เหมาะสม:
   • หากเป็นเรื่องใหม่ ให้ขึ้นต้นด้วย "ด้วย" เช่น "ด้วย วันที่ 10 ธันวาคมฯ เป็นวาระครบรอบ… สถาบันปรีดี พนมยงค์ มีกำหนดจัดงาน…"
   • หากเป็นเรื่องที่สืบเนื่องจากเรื่องเดิม ให้ขึ้นต้นด้วย “ตามที่” และลงท้ายด้วย “นั้น” เช่น "ตามที่ สถาบันปรีดีฯ ได้หารือกับ… ในการร่วมจัดงาน… นั้น"
4. เขียนเหตุผลอย่างกระชับ: ระบุเฉพาะเหตุผลที่จำเป็น และเท้าความเรื่องเดิมอย่างย่อที่สุดเท่าที่จำเป็น
5. ระบุความประสงค์อย่างชัดเจน: อธิบายสิ่งที่ต้องการให้ผู้รับเอกสารพิจารณาหรือดำเนินการ หากมีความประสงค์หลายข้อ ให้แยกเป็นข้อๆ
6. ใช้คำลงท้ายที่เหมาะสม: คำลงท้ายควรสอดคล้องกับเนื้อหาของเอกสาร ตัวอย่างเช่น
   • เอกสารขออนุญาตหรือขออนุมัติ: "จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา… หวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับความร่วมมือ… ความอนุเคราะห์…"
   • เอกสารรายงานผลหรือแสดงความขอบคุณ: "จึงเรียนมาเพื่อทราบ…"
7. อ่านทบทวน: ตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหา ไวยากรณ์ และรูปแบบ ก่อนส่งเอกสาร