ประกาศแนวปฏิบัติการควบคุมการเข้าออกและการติดต่อสำนักงานผู้บริหาร สถาบันปรีดี พนมยงค์

AN. 001/69

ประกาศแนวปฏิบัติการควบคุมการเข้าออกและการติดต่อสำนักงานผู้บริหาร สถาบันปรีดี พนมยงค์

1. วัตถุประสงค์

1.1 เพื่อรักษาความปลอดภัยของบุคลากร เอกสาร และข้อมูลภายในองค์กร
1.2 เพื่อให้การติดต่อประสานงานเป็นไปอย่างมีระเบียบ และไม่รบกวนการปฏิบัติงาน
1.3 เพื่อกำหนดมาตรฐานการต้อนรับและอำนวยความสะดวกแก่ผู้มาติดต่อ

2. พื้นที่สำนักงานผู้บริหาร

พื้นที่สำนักงานผู้บริหารประกอบด้วย

• ห้องทำงานกรรมการผู้จัดการ
• พื้นที่ปฏิบัติงานของผู้จัดการ ฝ่ายอำนวยการ บรรณาธิการ และเจ้าหน้าที่กองบรรณาธิการที่ได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติงานประจำในพื้นที่
• พื้นที่จัดเก็บวัสดุอุปกรณ์และพื้นที่เตรียมเครื่องดื่มหรืออาหารว่าง

พื้นที่ดังกล่าวถือเป็นพื้นที่ปฏิบัติงานที่มีการควบคุมการเข้าออก เพื่อความปลอดภัย ความเป็นระเบียบการรักษาความลับของข้อมูล และการปฏิบัติงานของสถาบัน

3. การเข้าออกของบุคลากร

3.1 บุคลากรที่ได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติงานประจำในพื้นที่สำนักงานผู้บริหารตามข้อ 2 มีสิทธิเข้าออกพื้นที่ได้ตามหน้าที่และความรับผิดชอบ
3.2 บุคลากรที่ไม่มีภารกิจเกี่ยวข้อง ควรหลีกเลี่ยงการเข้าใช้พื้นที่โดยไม่จำเป็น
3.3 การเข้าพบกรรมการผู้จัดการหรือการใช้พื้นที่ภายในสำนักงาน ให้ประสานผ่านเจ้าหน้าที่ฝ่ายอำนวยการก่อนทุกครั้ง เว้นแต่ได้รับการนัดหมายหรือเชิญเข้าพบโดยตรง
3.4 บุคลากรหรือผู้ให้บริการที่ต้องเข้าพื้นที่เพื่อปฏิบัติหน้าที่ เช่น งานรักษาความสะอาด งานซ่อมบำรุง งานเทคโนโลยีสารสนเทศ หรือภารกิจอื่นที่เกี่ยวข้อง สามารถเข้าออกพื้นที่ได้ตามความจำเป็น โดยแจ้งหรือประสานผ่านเจ้าหน้าที่ฝ่ายอำนวยการ และต้องปฏิบัติตามแนวปฏิบัตินี้

4. การต้อนรับผู้มาติดต่อภายนอก

4.1 ผู้มาติดต่อภายนอกทุกคนให้ติดต่อเจ้าหน้าที่ฝ่ายอำนวยการก่อนเข้าพื้นที่สำนักงาน
4.2 ห้ามบุคคลภายนอกเข้าถึงห้องทำงานกรรมการผู้จัดการโดยไม่ได้รับอนุญาต
4.3 การเข้าพบกรรมการผู้จัดการให้มีการนัดหมายล่วงหน้า โดยประสานผ่านเจ้าหน้าที่ประจำสำนักงานผู้บริหาร เว้นแต่เป็นกรณีเร่งด่วน หรือได้รับอนุญาตเป็นกรณีพิเศษ
4.4 เมื่อมีผู้มาติดต่อ เจ้าหน้าที่ฝ่ายอำนวยการมีหน้าที่
    -  สอบถามชื่อ หน่วยงาน และวัตถุประสงค์ของการติดต่อ
    -  ประสานผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อยืนยันการเข้าพบ
    -  นำผู้มาติดต่อเข้าพบเมื่อได้รับการยืนยันแล้ว
    -  ขอให้ผู้มาติดต่อรอ ณ พื้นที่รับรองที่กำหนด หากยังไม่สามารถเข้าพบได้
4.5 ระหว่างรอเข้าพบ ให้ผู้มาติดต่อใช้พื้นที่รับรองที่สถาบันกำหนด ได้แก่
    -  ห้องประชุมย่อย (ห้องไสว สุทธิพิทักษ์) เมื่อไม่มีการใช้งาน
    -  พื้นที่โซฟาและ Counter Bar บริเวณ Foyer

5. การรับส่งเอกสารและพัสดุ

5.1 การรับส่งเอกสาร หนังสือ และพัสดุทุกประเภท ให้ดำเนินการผ่านเจ้าหน้าที่ฝ่ายอำนวยการ
5.2 ผู้ส่งเอกสารหรือพัสดุให้ติดต่อบริเวณจุดรับส่งที่กำหนด โดยไม่เข้าพื้นที่สำนักงาน เว้นแต่ได้รับอนุญาต
5.3 เจ้าหน้าที่ฝ่ายอำนวยการรับผิดชอบตรวจสอบ รับมอบ และดำเนินการส่งต่อเอกสารตามระบบงานสารบรรณของสถาบัน

6. การรักษาความลับและความเป็นส่วนตัว

6.1 บุคลากรและผู้มาติดต่อทุกคนต้องเคารพความเป็นส่วนตัวในการปฏิบัติงาน และการรักษาความลับของข้อมูลภายในองค์กร
6.2 ห้ามบันทึกภาพ เสียง หรือวิดีโอภายในพื้นที่สำนักงานโดยไม่ได้รับอนุญาต
6.3 ห้ามเข้าถึง อ่าน ถ่ายภาพ หรือคัดลอกเอกสาร รวมทั้งใช้งานอุปกรณ์หรือข้อมูลของผู้อื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต

7. มารยาทในการเข้าพบ

7.1 ขออนุญาตหรือเคาะประตูก่อนเข้าห้องทำงานทุกครั้ง
7.2 ปิดเสียงหรือปรับโทรศัพท์ให้อยู่ในโหมดสุภาพระหว่างการเข้าพบ
7.3 หากมีผู้ติดตามหรือผู้ร่วมเข้าพบเพิ่มเติม ควรแจ้งให้เจ้าหน้าที่ทราบล่วงหน้า

8. การดูแลและบริหารพื้นที่สำนักงานผู้บริหาร

8.1 ผู้จัดการและฝ่ายอำนวยการมีหน้าที่ควบคุมการเข้าออกพื้นที่ ตรวจสอบและคัดกรองผู้มาติดต่อให้เป็นไปตามแนวปฏิบัตินี้
8.2 ประสานการนัดหมาย การเข้าพบ การรับส่งเอกสาร และอำนวยความสะดวกแก่ผู้มาติดต่อ
8.3 ดูแลความปลอดภัย ความเรียบร้อย และการรักษาความลับของข้อมูลภายในสำนักงานผู้บริหาร
8.4 กำกับดูแลและตรวจสอบการปฏิบัติงานของผู้ปฏิบัติงานหรือผู้ให้บริการที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่สำนักงานผู้บริหาร (ข้อ 3.4) เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานด้านความปลอดภัย ความสะอาด ความเป็นระเบียบ และการรักษาความลับขององค์กร
8.5 ผู้ปฏิบัติงานหรือผู้ให้บริการที่ได้รับอนุญาตให้เข้าพื้นที่สำนักงานผู้บริหาร ต้องปฏิบัติงานด้วยความระมัดระวัง ดูแลความสะอาดและความเป็นระเบียบของพื้นที่ และไม่เคลื่อนย้ายหรือเข้าถึงเอกสารข้อมูล หรือทรัพย์สินภายในสำนักงานโดยไม่ได้รับอนุญาต รวมทั้งต้องรักษาความลับของข้อมูลที่ได้รับรู้จากการปฏิบัติงาน
8.6 ผู้ปฏิบัติงานทุกคนที่ได้รับอนุญาตให้เข้าพื้นที่สำนักงานผู้บริหาร ต้องปฏิบัติตามแนวปฏิบัตินี้ และรักษาความลับของข้อมูลที่ได้รับรู้จากการปฏิบัติงาน

9. ข้อยกเว้น

ในกรณีฉุกเฉิน เหตุด้านความปลอดภัย เหตุเพลิงไหม้ หรือกรณีที่กรรมการผู้จัดการหรือผู้ได้รับมอบหมายเห็นสมควร สามารถดำเนินการนอกเหนือจากแนวปฏิบัตินี้ได้ตามความเหมาะสม

ประกาศ ณ วันที่ 2 กรกฎาคม 2569

นายปรีดิวิชญ์ พนมยงค์
กรรมการผู้จัดการสถาบันปรีดี พนมยงค์