ข้อพึงปฏิบัติเรื่องมารยาทในการติดต่องานนอกเวลางาน

รบ.005/2566

มารยาทในการติดต่องานนอกเวลางาน หมายถึง การปฏิบัติตนในการติดต่องานนอกเวลางานที่เหมาะสมและสุภาพ โดยไม่รบกวนเวลาส่วนตัวหรือพักผ่อนของผู้รับ

การปฏิบัติตามมารยาทในการติดต่องานนอกเวลางาน จะช่วยให้การติดต่องานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น และเป็นการแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพในการทำงานอีกด้วย

การติดต่องานนอกเวลางานนั้น สามารถทำได้ในกรณีจำเป็นเท่านั้น เช่น งานเร่งด่วน งานสำคัญ งานที่ต้องอาศัยความร่วมมือจากบุคคลอื่น เป็นต้น โดยควรคำนึงถึงมารยาทในการติดต่องานนอกเวลางาน ดังนี้

1. แจ้งวัตถุประสงค์ของการติดต่ออย่างชัดเจน เพื่อให้ผู้รับทราบถึงความจำเป็นในการติดต่อ และสามารถเตรียมความพร้อมในการตอบกลับได้
2. หลีกเลี่ยงการติดต่อในช่วงกลางคืนหรือช่วงเช้าตรู่ ซึ่งเป็นช่วงเวลาพักผ่อนของบุคคลส่วนใหญ่
3. ไม่ควรติดต่องานนอกเวลางานบ่อยครั้งเว้นแต่กรณีจำเป็นจริงๆ
4. ควรใช้ภาษาที่สุภาพและเหมาะสม ไม่ควรใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการหรือหยาบคาย
5. ควรคำนึงถึงความรู้สึกของผู้รับ ไม่ควรติดต่องานนอกเวลางานในลักษณะที่รบกวนหรือสร้างความเดือดร้อนให้กับผู้รับ
6. ในกรณีที่มีเรื่องจำเป็นเร่งด่วนให้ใช้โทรศัพท์ในการติดต่อสื่อสาร

ตัวอย่างการติดต่องานนอกเวลางานที่เหมาะสม เช่น

• หากต้องการขอความช่วยเหลือเร่งด่วน ควรแจ้งวัตถุประสงค์ของการขอความช่วยเหลืออย่างชัดเจน และควรแจ้งเวลาที่ต้องการความช่วยเหลือ เพื่อให้ผู้รับสามารถจัดสรรเวลาในการช่วยเหลือได้
• หากต้องการแจ้งข้อมูลสำคัญ ควรแจ้งข้อมูลดังกล่าวให้ครบถ้วนและชัดเจน เพื่อให้ผู้รับสามารถดำเนินการตามข้อมูลได้อย่างถูกต้อง
• หากต้องการนัดหมายประชุมหรือนัดหมายงานอื่นๆ ควรแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อย 24 ชั่วโมง เพื่อให้ผู้รับสามารถเตรียมความพร้อมในการเข้าร่วมประชุมหรือนัดหมายได้

ตัวอย่างกรณีเร่งด่วน

• เหตุการณ์ฉุกเฉิน เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม แผ่นดินไหว
• เหตุขัดข้องของระบบสำคัญ เช่น ระบบคอมพิวเตอร์ (Website, Social Media) ระบบไฟฟ้า ระบบสื่อสาร
• เหตุการณ์ที่ก่อให้เกิดความเสียหายต่อทรัพย์สินหรือชื่อเสียงขององค์กร
• เหตุการณ์ที่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานขององค์กร

ตัวอย่างกรณีความจำเป็นอื่น ๆ

• การประสานงานและจัดส่งพวงหรีดงานศพ
• การเข้าร่วมประชุมหรือสัมมนาที่สำคัญ
• การจัดกิจกรรมและเสวนา
• การรายงานตามที่ผู้บริหารสั่งการ